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Posta Elettronica Certificata: a cosa serve e quali strumenti usare per inviarla

La Posta Elettronica Certificata (PEC) permette di inviare email che hanno lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. La Posta Elettronica Certificata è diventata obbligatoria per aziende e liberi professionisti dal 1°ottobre 2020, rendendo di fatti fondamentale capire come inviarla e a quali strumenti professionali poter fare affidamento per gestirla in modo sicuro. 

 

Cos’è la PEC e cosa la differenzia da una normale email?

A differenza delle e-mail tradizionali, la PEC fornisce la certezza dell’invio e della consegna al destinatario, così come del contenuto del messaggio. Questo perché attesta l’orario esatto di spedizione e impedisce la modifica del messaggio e degli eventuali allegati dopo l’invio. Per tale motivo questa tipologia di email è un documento con effettivo valore legale, che deve essere conservato per legge per 10 anni.

 

Quando si usa la PEC

La PEC è utilizzata per inviare documenti importanti e ufficiali, per cui è necessario garantire che non vengano modificati e che vengano consegnati e ricevuti dal destinatario. 

Per un’azienda, la PEC è fondamentale per comunicare con la Pubblica Amministrazione, con i clienti o con altre aziende. 

 

Come creare e inviare una PEC 

Chiunque può dotarsi di una PEC: non servono capacità o conoscenze specifiche o particolari programmi. Ciò che serve è semplicemente acquistare il servizio da un gestore certificato, creare una casella e utilizzarla o tramite un’applicazione dedicata, come ad esempio una piattaforma di Email Marketing, o configurarla su un client di posta come Outlook, Apple Mail o Thunderbird.

La soluzione più comoda è sicuramente quella di sfruttare una piattaforma all-in-one, che permette di gestire con un unico strumento tutte le email che l’azienda necessita di inviare, PEC compresa. 

Tra le varie piattaforme sul mercato, se sei alle prime armi il consiglio è quello di prediligere una soluzione che garantisca assistenza costante nelle fasi di configurazione dello strumento. MailUp, ad esempio, è una piattaforma italiana certificata che offre supporto in italiano e tempi di configurazione molto brevi. Il suo servizio PEC+ permette di integrare alle normali attività di Email Marketing anche gli invii PEC, creando una lista di invio separata e ad hoc per gestire le due diverse attività. Una soluzione comoda e semplice per aziende che vogliono affidarsi a un servizio professionale per massimizzare l’efficacia delle comunicazioni (via email e via SMS) con i propri clienti e, allo stesso tempo, avere uno strumento pronto all’uso per inviare email via PEC.   

Rivolgersi a uno strumento di Email Marketing come quello di MailUp consente inoltre di sfruttare i vantaggi di una piattaforma professionale anche per gli invii PEC, ovvero:

  • gli elevati tassi di recapito, pari al 99% 
  • la sicurezza dell’infrastruttura di invio 
  • la presenza di un editor drag&drop con cui creare un template già ottimizzato per mobile in pochi clic
  • la possibilità di monitorare in tempo reale i propri invii e avere statistiche dettagliate su ciascun messaggio inviato.

La maggior parte di questi strumenti, inoltre, offre la possibilità di provare la piattaforma gratuitamente per un numero limitato di giorni, per capire come imparare a usarla e se è adatta alle proprie esigenze. Se richiedi una prova gratuita della piattaforma MailUp e compili il form in questa pagina, ricevi in omaggio a costo zero anche un corso base per imparare a usare lo strumento. 

 

La PEC è gratis?

A meno di specifiche promozioni o, come già detto, per specifici periodi di prova, non è possibile ottenere una PEC gratis, 

Tutti i gestori prevedono piani di abbonamento con diverse fasce di prezzo, motivo per cui diventa ancor più strategico e conveniente affidarsi a strumenti che consentano, oltre agli invii PEC, anche un’ottima gestione delle restanti campagne email. 

 

Si possono inviare messaggi PEC tra utenti che utilizzano differenti gestori di PEC?

Certamente sì. Tutti i gestori di PEC per legge devono garantire piena interoperabilità dei servizi offerti.

 

Come si distingue un indirizzo PEC?

Ogni indirizzo PEC viene inserito dopo esser stato creato in database pubblici e siti web specifici, consultabili online. Per distinguere un indirizzo PEC, occorre consultare il Registro Imprese a questo indirizzo: https://www.inipec.gov.it/

 

Chiunque può inviare una PEC?

Certamente sì, chiunque abbia creato una casella acquistando il servizio da un gestore certificato, che sia un privato cittadino o un’azienda, può inviare una PEC. 

 

Conclusioni

La PEC è un sistema di invio sicuro, tracciabile, in grado di ridurre tempi e costi ed è riconosciuto dalle istituzioni. 

Con strumenti professionali come MailUp e il suo servizio PEC+ centralizzi tutte le tue email in un solo posto, rendendo molto più pratica la gestione delle comunicazioni, sia interne che esterne, dell’azienda. CLICCA QUI per richiedere una prova gratuita di MailUp e capire se è la soluzione giusta per te! 

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